Procédure
Smart Event est une démarche facultative qui s'adresse aux organisateurs ou organisatrices de manifestation du canton de Fribourg. La procédure Smart Event s'effectue en parallèle de la demande d'autorisation pour manifestation temporaire adressée aux préfectures du canton. Elle ne s'y substitue en aucun cas.
1. Formulaire Smart Event
Le dépôt de la demande de labellisation s'effectue au travers d'un formulaire informatique au moins 60 jours avant le début de la manifestation. Après ouverture de la demande, un numéro de dossier (clé) est attribué. Cette clé permet d'enregistrer la demande de labellisation, de remplir le formulaire en plusieurs fois, de réactiver une ancienne demande.
Si vous souhaitez avoir un aperçu des mesures, consultez ce formulaire d'exemple.
Pour l'obtention du Label, un certain nombre de mesures préventives obligatoires sont à respecter. En outre, l'organisateur ou l'organisatrice doit choisir au minimum 5 mesures préventives recommandées sur les 15 proposées dans le formulaire.
2. Entretiens Police Cantonale et REPER
La Police Cantonale et REPER réceptionnent les demandes de labellisation et rencontrent des membres du comité d'organisation afin de valider le contenu de la demande et soumettent un pré-avis de labellisation à la préfecture. Après validation finale du comité d'organisation, la demande est transmise à la préfecture du district.
3. Délivrance du label
Les préfectures étudient les demandes de labellisation sur la base des demandes d'autorisation de manifestation temporaire. Une fois l'autorisation obtenue, le Label Smart Event est octroyé ou non. En cas de refus, une invitation à adapter la demande sera proposée. L'octroi du Label permet d'accéder à de nombreux avantages proposés par nos partenaires et la délivrance d'un certificat de labellisation.
4. Visite et bilan
Une visite a lieu pendant la manifestation. Ceci dans le but de constater le travail réalisé sur la place de fête et envisager des pistes d'amélioration pour une future édition. Finalement, un bilan et, au besoin, un entretien avec des membres du comité d'organisation viennent clore cet engagement. Un bref compte-rendu est également adressé aux préfectures et aux partenaires.